NRW Behörden

Aus drei mach eins!

Die Zeit bringt Veränderung. So kam es, dass die Landesregierung Nordrhein-Westfalen entschieden hat, die Bibliothek der Staatskanzlei mit zwei Ministeriumsbibliotheken zu fusionieren. Da war es nur logisch, auch aus den drei Bibliotheksdatenbanken eine zu machen.

Grundlegende Veränderungen wie die oben beschriebene sind aufwendig. Existierten bis gestern noch drei völlig eigenständige Bibliotheksteams, jedes mit seinen, über die Jahre gewachsenen Arbeitsabläufen, Herangehensweisen und Vorlieben, soll schon morgen ein deutlich größeres Team effizient und gut zusammenarbeiten.

In einer gemeinsamen Runde mit unseren langjährigen Kunden, der Staatskanzlei des Landes NRW, dem Verkehrsministerium des Landes NRW sowie dem Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes NRW konnten wir die Ist-Situation, bezogen auf unsere Bibliothekssoftware NOS, festhalten und das gemeinsame Ziel grob skizzieren. 

Viele Fragen wurden vorab gestellt und Lösungsvorschläge diskutiert:

  • Soll in der gemeinsamen Datenbank der Datenursprung ersichtlich bleiben?
  • Wie gehen wir mit Titeln und Abonnements um, die bisher in mehreren Datenbanken geführt wurden? Bleiben diese parallelerhalten oder wird ein Titel zum „Leittitel" bestimmt, an den sämtliche Abonnementsgehängt werden?
  • Wird eine komplett leere Datenbank aufgebaut oder eine der dreivorhandenen Datenbanken um die Daten der beiden anderen Behörden ergänzt?
  • Was geschieht mit den vorhandenen Listen- und Korrespondenzvorlagen?
  • Gibt es aktuell Datenbankeinträge, die künftig keine Bedeutung mehr haben und somit nicht in die gemeinsame Datenbank übernommen werden sollen?
  • Welche Behörde hat welche Informationen in welches NOS-Feld eingetragen? Wurde dieses Feld womöglich bisher von einer „Schwesterbehörde" anders genutzt?
  • ...

Die Liste könnte an dieser Stelle noch um diverse Punkte ergänzt werden. Ehe die große finale Datenübernahme erfolgreich vorgenommen werden konnte, gab es nicht nur für uns, das Team der Bauer+ Kirch GmbH, sondern auch für die Kolleginnen und Kollegen des großen gemeinsamen Bibliotheksteams jede Menge zu tun.

Die jeweils eigenen Daten der einzelnen Behörden wurden sehr gewissenhaft und absprachegemäß seitens der Behörden überarbeitet und aktualisiert. Unser gemeinsames Ziel war es, in einem engen Dialog, die vorhandenen Daten neu auszurichten und für die künftigen Anforderungen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

NOS ist die Bibliothekssoftware für eine optimale und effizienten Verwaltung und Auswertung aller Medien, zugeschnitten auf die spezifischen Anforderungen von wissenschaftlichen Bibliotheken in Firmen, Behörden und Institutionen. Als erstes Bibliothekssystem, das die Verwaltung von Zeitschriften konsequent berücksichtigt und den größten Funktionsumfang bietet, ist NOS die Pioniersoftware für Bibliotheken. Ob klassische Print-Medien, E-Books oder Abonnements und Loseblattwerke, mit NOS wird die individuelle Medienverwaltung in Bibliotheken einfach und effizient.

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