Versteckte Schätze in Ihrer Lizenz: 5 NOS-Funktionen mit sofortigem Mehrwert

In vielen Bibliotheken läuft NOS seit Jahren stabil im Hintergrund. Der Alltag funktioniert. Medien werden erfasst, Zeitschriften verwaltet, Leserinnen und Leser versorgt.

Was im Trubel des Tagesgeschäfts leicht untergeht: NOS kann mehr, als viele Teams täglich abrufen. Vor allem bei Aufgaben, E-Medien, Budget und Katalogisierung mit Metasuche. Viele dieser Funktionen sind bereits lizenziert und warten nur darauf, genutzt zu werden.

Stellen wir uns eine typische Szene vor: eine Unternehmens- oder Behördenbibliothek, zwei bis drei Kolleg*innen im Team, viel Routine, wenig Zeit für „Entdeckungen im System“. Genau hier setzt dieser Beitrag an.

Aufgabenplaner: Vom Kopf ins System

„Wer erinnert eigentlich an die Kündigungsfrist für dieses teure Zeitschriftenpaket?“

Solche Fragen landen oft bei einzelnen Personen und in deren Gedächtnis oder auf Zetteln. Der NOS-Aufgabenplaner nimmt diese Aufgaben vom Schreibtisch und macht sie für das ganze Team sichtbar:

• einmalige und wiederkehrende Aufgaben (Kündigungsfristen, Inventur, Hefteingang) zentral erfassen
• Verantwortliche und Fälligkeiten zuweisen
• Status und Erinnerungen nutzen, damit nichts untergeht
• Folgeaufgaben automatisch erzeugen (z. B. nach Fristprüfung direkt „Abo kündigen“)

In Urlaubs- oder Krankheitszeiten bleibt der Überblick erhalten. Wer eine Aufgabe übernimmt, sieht den Kontext und springt aus dem Aufgabenplaner direkt in die passenden Stammdaten.

Praktisch: Wiederkehrende Aufgaben rund um Metasuche und Katalogpflege („Neue Titel aus DNB/Verlagskatalogen einarbeiten“) lassen sich fest im Aufgabenplaner verankern.

Artikelverwaltung: Wissen strukturiert statt „irgendwo auf dem Laufwerk“

Viele Spezialbibliotheken sitzen auf einem Schatz: Artikel, Aufsätze, Gutachten, interne Papiere. Oft liegen sie in Ordnerstrukturen oder Mailarchiven und sind schwer wiederzufinden.

Mit der Artikelverwaltung in NOS bringen Sie Ordnung hinein:

• verschiedene Artikeltypen (freier Artikel, Titel‑, Band‑, Buchartikel) anlegen
• Verknüpfung mit Periodika, Monographien, Bänden und Titeln
• PDFs, Zusatzdokumente und Kostenstellen direkt am Artikel hinterlegen
• Sachgebiete und Schlagworte für gezielte Recherche im NOS.OPAC vergeben

Für die Nutzenden ein großer Mehrwert: Ein Treffer im OPAC, ein Klick und der Artikel ist da, inklusive Volltext, sofern hinterlegt.

In Kombination mit der Metasuche wird er noch stärker. Titel werden aus externen Katalogen übernommen, und passende Artikel lassen sich sauber daran „andocken“. So entsteht ein konsistenter Wissensbestand.

E-Medien + NOS.OPAC + NOS.HAN: Ein Zugang statt fünf Plattformen

E-Books, E-Journals, Plattformen, Datenbanken: Viele Bibliotheken kennen das Problem verteilter Zugänge, während die Leserschaft „einfach nur lesen“ möchte.

In NOS greifen drei Bausteine ineinander:

• E-Medien-Verwaltung: E-Books und E-Journals liegen im selben System wie Print, inklusive Lizenzinformationen und Zugangsparametern.
• NOS.OPAC: zentrale Rechercheoberfläche für alle Medienarten, mit klarer Anzeige, ob ein Titel nur gedruckt, nur elektronisch oder in beiden Formen vorhanden ist.
• NOS.HAN: komfortable, vertragskonforme Authentifizierung im Hintergrund. Ein Klick im OPAC, der Volltext öffnet sich. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Wenn E-Medien-Verwaltung und NOS.HAN bereits lizenziert sind, reicht oft:

• ein sauber gepflegter Datenbestand,
• klare Lizenz- und Zugriffsangaben,
• ein gut sichtbarer, beworbener OPAC-Zugang.

Und schon steigt die Nutzung des digitalen Bestands deutlich.

Metasuche unterstützt dabei. Viele elektronische Titel lassen sich direkt aus Fremddatenquellen (z. B. DNB, Verlagskataloge, SpringerLink) übernehmen. Das spart Zeit in der Katalogisierung und sorgt für konsistente Daten, auf die OPAC und HAN aufbauen.

Budgetierung: Kosten auf Knopfdruck statt Excel-Akrobatik

Zum Jahresende kommt fast überall dieselbe Frage: „Wie viel haben wir dieses Jahr für Medien ausgegeben und wo genau?“

Mit dem Budgetierungsmodul holen Sie diese Auswertung aus Excel zurück ins Bibliothekssystem:

• Kosten zu Leser*innen, Kostenstellen und Kostenträgern zuordnen
• Rechnungsdaten aus der Erwerbung übernehmen
• Budgetplanung und -kontrolle direkt in NOS durchführen
• Daten an ERP-Systeme wie SAP exportieren

Die Jahresbudgetübersicht zeigt, ob Budgets über‑ oder unterschritten wurden, und bildet eine belastbare Basis für Budgetgespräche, Anpassungen und Preisverhandlungen mit Verlagen.

Besonders spannend wird es, wenn Sie Budgetzahlen mit Nutzung verknüpfen. Wo investieren Sie viel und wo sehen Sie dank OPAC, E-Medien-Auswertung und Artikelverwaltung hohe oder geringe Nutzung? Solche Fragen lassen sich nur beantworten, wenn Daten in einem System zusammenlaufen.

Suche in externen Datenquellen: Metasuche als versteckter Produktivitätshebel

Viele Bibliotheken recherchieren immer noch nacheinander in verschiedenen Katalogen: DNB, GBV, Verlagskataloge, SpringerLink, Fachverlags-Seiten. Das kostet Zeit und führt schnell zu Copy-&-Paste-Orgien.

Mit der Metasuche in NOS ziehen Sie diese Welt in eine Oberfläche:

• Recherche parallel in mehreren Datenquellen (DNB, Verbundkataloge, Verlags- und Fachkataloge)
• Übernahme passender Titeldaten direkt in den NOS-Bestand, inklusive Autoren‑, Schlagwort‑ und Identifikationsdaten (z. B. MARC21)
• deutliche Reduktion manueller Erfassung und Tippfehler

Ein typisches Beispiel: Eine Behördenbibliothek beschafft Fachliteratur aus verschiedenen Verlagen. Statt jede Verlagsseite einzeln aufzurufen, nutzt sie die Metasuche in NOS, wählt passende Datensätze und übernimmt sie direkt in den eigenen Katalog, ohne mühsames Kopieren.

Die Metasuche wird damit zum Bindeglied:

• zwischen Erwerbung und Katalogisierung (schnellere Medienaufnahme),
• zwischen Print und E-Medien (einheitliche Datenbasis für OPAC und HAN),
• zwischen inhaltlicher Arbeit (Artikelverwaltung) und technischer Infrastruktur (Schnittstellen, RDA/MARC21).

Gerade in „altgedienten“ NOS-Installationen ist die Metasuche lizenziert, aber im Alltag oft ungenutzt. Ein kurzer Blick auf Quellen, Einstellungen und Workflows lohnt sich fast immer.

Und jetzt?

Falls Sie beim Lesen mehrfach gedacht haben „Das haben wir doch, aber wir nutzen es nicht so“, ist genau das Ihr Ansatzpunkt:

• Welche dieser fünf Funktionen setzen Sie bereits ein?
• Wo arbeiten Sie noch mit Excel, Zetteln oder Copy & Paste, obwohl NOS es schon kann?
• Wo würden eine aktiv genutzte Metasuche, ein konsequent eingesetzter Aufgabenplaner oder ein geschärftes Budgetierungssetup sofort Luft schaffen?

Lassen Sie uns das gemeinsam anschauen.

Wir prüfen mit Ihnen in einer kompakten Remote-Session:

• welche NOS-Funktionen Sie lizenziert haben,
• wie sie aktuell konfiguriert sind,
• wo Sie mit wenig Aufwand mehr herausholen.

Ohne Großprojekt, dafür mit pragmatischen Schritten im laufenden Betrieb.

Kontakt:
Sabine Wergen
info@nos.de
02408 / 9566‑200

Wir zeigen Ihnen, wo in Ihrem NOS noch Potenzial steckt und wie Sie es im Alltag nutzen.

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