Aufgabenstellung

Bei der professionellen Verwaltung von Monographien, Periodika und Online-Medien müssen nicht nur einmalige Beschaffungskosten z.B. für Bücher, E-Books sowie laufende Kosten z.B. für Zeitschriften-Abonnements, E-Journals erfasst werden. Auch Kosten für interne Prozesse und Dienstleistungen der Bibliothek wollen berücksichtigt werden. Um Ordnung in die Budgetierung zu bringen, ist es erforderlich, diese Kosten unterschiedlichen Lesern, Kostenstellen oder Kostenträgern zuordnen zu können. Für eine lückenlose Transparenz sorgt der Abgleich der Kostensituation mit den zu Verfügung gestellten Budgets.

Herausforderung

NOS wird bei vielen Kunden als integriertes Beschaffungs- und Controllinginstrument für Medien eingesetzt. Dabei unterstützt NOS ERP-Systeme wie beispielsweise SAP bei der Fakturierung und Buchung von Rechnungsdaten. Der Export der Rechnungsdatensätze an die ERP-Systeme erfolgt nach Rechnungsfreigabe (optional nach dem Vieraugenprinzip) aus NOS heraus.

Mit dem NOS-Budgetierungsmodul wird der Integrationsprozess vervollständigt. Planung und Kontrolle der Budgets erfolgen durch das Bibliotheksmanagement. Die Kommunikation mit den Abteilungen und Kostenverantwortlichen wird über Reports gewährleistet. Als Kommunikationskanal dient dabei der NOS-OPAC. Alle Budgetaussagen stehen dabei ebenfalls für einen Export an ERP-Systeme zur Verfügung.

  • Wieviel Budget ist noch verfügbar?

    Das NOS-Budgetierungsmodul ermöglicht die Planung, das Controlling, die Verwaltung und die Übersicht aller anfallenden Kosten im Bereich der Medienbeschaffung. Das NOS Bibliotheksmanagementsystem ist das zentrale System, in dem alle erforderlichen Daten vorgehalten werden. In vielfältiger Weise behalten die Anwender den Überblick und können an verschiedenen Stellschrauben drehen, um gesetzte Ziele zu erreichen.

    Um Medienbudgets planen zu können, ist es erforderlich, zunächst den Ist-Zustand zu betrachten. Dabei muss die Tatsache, dass viele Medien im Abonnement bezogen werden und oftmals an Mindestbestelllaufzeiten und Kündigungsfristen gebunden sind, beachtet werden.

  • Rechnungserfassung - Kostenverteilung

    Die pünktliche Lieferung aller Medien wird überwacht. Bei Verzögerungen wird eine automatische Mahnroutine gestartet. Entsprechend werden auch die Rechnungen der Lieferanten erfasst und kontrolliert. Die Umlage der Kosten der freigegebenen Rechnungen auf Leser, Kostenstellen oder Kostenträger kann beispielsweise nach Rangfolge des Lesers in der Umlaufverteilung eines Heftes erfolgen.

Aussagekräftige Übersichten

Die Jahresbudgetübersicht liefert einen Überblick, ob die geplanten Budgets der vergangenen Jahre über- oder unterschritten bzw. eingehalten wurden. Dies stellt einen wichtigen Indikator für eventuelle Preissteigerungen seitens der Verlage dar und bietet die Kalkulationsgrundlage für eine mögliche Budgetanpassung für das Folgejahr.

Jahresbudgetübersicht
Jahresbudget Kostenstellen

Einfache Eingabemöglichkeiten

Die Kerndaten werden erfasst. So einfach wie sich diese Erfassung hier darstellt, so komplex sind die Prozesse, die damit verwaltet werden.

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